Business Operations Specialist

Werde Teil unseres internationalen Expert:innen-Teams

Bei Diconium treiben wir die digitale Transformation von Unternehmen aller Branchen voran. Als Teammitglied arbeitest du an Projekten, die durch Software, Daten und KI echten Mehrwert schaffen, indem du Strategien und Lösungen entwickelst, die konventionelle Branchenstandards herausfordern und technologischen Fortschritt vorantreiben. Zusammen mit mehr als 2.300 Expert:innen hilfst du Fortune 500 Unternehmen, globalen Marktführern und mittelständischen Unternehmen, den Business Impact ihrer digitalen Initiativen zu maximieren und digitale Exzellenz zu erreichen. In allem, was wir tun, stehen durch ein unterstützendes und inklusives Arbeitsumfeld Menschen und echte zwischenmenschliche Beziehungen im Mittelpunkt. Zusätzlich bieten wir dir dank unseres hybriden Arbeitsmodells ein hohes Maß an Flexibilität.

WHAT YOU CAN EXPECT

Compliance coordination:

• Guide and work in close collaboration/cooperation with the central Compliance & Integrity (C&I) Team:
• Support the local implementation of compliance and integrity initiatives.
• Complete and submit all mandatory local reports.
• Serve as the local point of contact for employees on Compliance & Integrity matters, including managing inquiries and facilitating the reporting of potential regulatory violations.
• Support local training and communication activities related to compliance.
• Assist with local monitoring activities and sample checks.
• Review, update, and adapt policies, procedures, and other relevant documentation as needed.

Quality Management System (QMS) support:

• Preparation: Identify projects relevant to internal audits on a quarterly basis and collect and deliver the required audit-related data.
• Request Handling: Respond to ad hoc information requests and coordinate with relevant internal stakeholders as needed.
• Data Collection: Gather and consolidate data on entity goals, results, and achievements to support management reviews.
• Follow-Up: Address and track any open issues raised during review meetings to ensure continuous improvement.
• Process Documentation: Prepare, document, review, and update processes and procedures in line with QMS standards.

PMO:

• Provide administrative and operational support to project managers, project teams, management, and clients.
• Serve as the primary point of contact for project managers.
• Support projects holistically from the offer phase through project controlling.
• Manage key project processes, including quotation, project creation, and project maintenance.
• Facilitate the flow of information and communication within projects and accounts.
• Monitor effort and performance to prevent time and budget overruns.
• Coordinate with other departments across all units to consolidate communication and ensure smooth project execution.
• Define, implement, and optimize processes to improve project efficiency.
• Develop and maintain project controlling processes.
• Independently maintain and report actual and target data, including forecasts, with regular updates to Account Management and senior management.
• Introduce and continuously improve project management standards based on best practices.

Capacity management:

• Ensure effective internal communication on capacity planning with the management team, as well as with internal and external employees.

WHAT YOU BRING ALONG

Technical Skills

• Very good knowledge and practical use of Excel, PowerPoint, Workday (ideally PSA), and SharePoint.
• Data-driven decision-making and ability to derive operational insights.
• Nice to have: experience with Jira, Salesforce, and Confluence.

Experience & Knowledge

• Knowledge in the field of compliance management and compliance topics.
• Experience in cross-functional project management.
• Nice to have: experience with personnel resource planning.

Interpersonal & Leadership Skills

• Strong customer and business orientation.
• Excellent stakeholder management skills.
• Empathy, assertiveness, diplomacy, and strong attention to detail.
• Ability to work effectively in a team and adapt to changing environments.
• Brings intercultural competence and a strong sense of personal responsibility to collaborative work environments.
• Experience in escalation management
• Passion for scaling teams and processes sustainably

Language Skills

• English proficiency at C1 level (spoken and written)

WAS WIR DIR BIETEN

Entdecke neue Fähigkeiten und baue deine Stärken aus. Passe deinen Arbeitstag an deinen persönlichen Lebensstil an. Feiere Gemeinschaft, Nachhaltigkeit und Vielfalt. Und versüße dir dein Arbeitsleben mit zu dir passenden Benefits

Berufliche & Persönliche Weiterentwicklung: Entwickle dich beruflich und persönlich weiter, zum Beispiel durch Trainingsprogramme, kostenlose Sprachkurse, Kompetenzzentren oder die Rewrite-Tech-Community.

Flexible Work-Life-Balance: Profitiere von hybrider Arbeit, Workations, flexiblen Arbeitszeiten, Eltern-Support, Sabbaticals und mehr.

Feiere Vielfalt & Nachhaltigkeit: Engagiere dich in unserem Sustainability Hub, in unseren Communities, als Teil der Diversity-Taskforce und bei After-Work-Aktivitäten.

Umfassende Benefits: Freu dich auf Upgrades, die über das Arbeitsleben hinausgehen: von ÖPNV-Ticket und Jobrad über Gesundheitsangebote und Altersvorsorge bis hin zu zahlreichen Rabatten.

WAS WIR WERTSCHÄTZEN

Bei Diconium schätzen und erkennen wir die einzigartigen Perspektiven und Erfahrungen jedes Einzelnen an. Vor diesem Hintergrund begrüßen und schätzen wir jede Bewerbung gleichermaßen. Gleichzeitig treten wir entschieden gegen jegliche Art von Diskriminierung und Belästigung aufgrund von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Herkunft, Behinderung, Geschlechtsidentität und anderen geschützten Merkmalen ein.

Ioana,