Attaché(e) d'administration et de gestion

Titre du poste : Attaché(e) d'administration et de gestion

Unité administrative : Représentation de l'OIF pour l'Europe centrale et orientale (REPECO)

Lieu d'affectation : Bucarest, Roumanie

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade P2 échelon 1

Durée de l'engagement : 3 ans renouvelables, assortie d'une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : euros

Ajustement annuel de poste : 1 029 euros

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d'affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d'affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l'Organisation

Date limite d'envoi des candidatures : le 26 juin 2025

Numéro de l'appel à candidatures : AC/SRH, N° 17/2025 du 05 juin 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous l'autorité hiérarchique du Représentant de l'OIF pour l'Europe centrale et orientale et la supervision technique du Directeur de l'administration et des finances (DAF), le/la titulaire du poste sera chargé(e) de :

En matière de budget et finance :

• coordonner avec la DAF le suivi budgétaire, comptable et financier et procéder au rapprochement de la comptabilité et du budget pour la Représentation de l'OIF pour l'Europe centrale et orientale (REPECO) ;

• être l'interlocuteur(trice) du Service de la conception et du suivi des projets (SCS) et de la Direction de l'Audit interne et de l'évaluation (DAIE) dans l'exécution budgétaire des crédits de programmation ou assimilés ;

• faire le suivi des documents contractuels (contrats, budgets, engagements juridiques) et bons pour paiement de la REPECO ;

• confirmer les créations de contacts ou d'organismes dans le PGI (SAP) ;

• procéder à la vérification et à la validation comptable de la dématérialisation des factures, à la codification et à l'enregistrement comptable des factures fournisseurs et au suivi des fournisseurs et des relances ;

• effectuer la comptabilisation de toutes les autres dépenses et des recettes ;

• vérifier des transferts d'écritures dans le PGI (SAP) ;

• faire le rapprochement et le suivi des opérations de trésorerie (banques, caisses) ;

• procéder au lettrage des comptes tiers ;

• effectuer le pointage des comptes généraux ;

• faire les opérations de clôture budgétaire.

En matière de gestion des ressources humaines :

• coordonner avec le Service des ressources humaines (SRH) la gestion des dossiers du personnel de la REPECO (gestion des dossiers, congés, politique de formation, évaluation, plan de carrière, etc.…) ;

• être le relais du SRH pour toutes les informations liées à la gestion du personnel ;

• s'assurer de la mise en œuvre des politiques de ressources humaines et du respect des délais en matière d'évaluation des performances.

En matière de gestion informatique :

• coordonner avec la Direction des Systèmes d'Information (DSI) le déploiement des ressources informatiques au sein de la REPECO ;

• en collaboration avec le Siège, s'assurer de la cohérence des systèmes et de la formation à leur utilisation.

Administration générale et suivi :

• coordonner, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics (DAF), la gestion et le suivi de l'ensemble des services opérationnels administratifs de la REPECO (politique des achats, renouvellement des prestataires, gestion des contrats d'assurance, etc…) ;

• mettre en place, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics et les unités concernées au Siège, une politique de sécurité des bâtiments et des personnes ;

• participer à l'amélioration des outils de gestion conformément aux procédures en vigueur au sein de l'Organisation ;

• assurer le suivi administratif délégué par le Représentant ;

• préparer et suivre les missions du Représentant ;

• participer à la rédaction et la mise en forme de documents ainsi que leur suivi et leur classement ;

• s'occuper du courrier (tri, distribution, affranchissement et enregistrement) ;

• mener les démarches nécessaires à la récupération de la TVA ;

• contrôler l'état des stocks, définir les besoins en approvisionnement et les commandes à passer.

Autres activités :

• soutenir l'organisation des évènements de la REPECO ;

• accueillir les visiteurs du Représentant et les orienter ;

• exécuter d'autres tâches qui seront assignées par le Représentant, selon les besoins du service.