Asistent executiv

Descriere rol - Asistent Executiv

Tip Job: Full Time

Compensație: Salariu fix

Ore estimate: 40 de ore pe săptămână

Locație: Parțial Remote

Prezentare generală

Căutăm un Asistent Executiv care să se alăture echipei Trupuri de Zeitze, o companie dedicată transformării femeilor prin coaching online de fitness și nutriție personalizat.

Rolul implică gestionarea completă a calendarului și a întâlnirilor managerului (profesionale și personale), coordonarea comunicării și a relațiilor cu partenerii, preluarea sarcinilor administrative și organizatorice, efectuarea de programări și plăți, emiterea de facturi, gestionarea sistemelor CRM, precum și identificarea de soluții și furnizori pentru diferite servicii. În plus, asistentul va avea responsabilitatea de a gestiona sistemul nostru CRM în Trello, de a crea formulare în Typeform, de a implementa automatizări prin Zapier și de a susține buna organizare a activităților zilnice, demonstrând un nivel ridicat de abilități tehnice, confidențialitate și proactivitate.

Responsabilități principale

• Gestionarea completă a calendarului și a întâlnirilor managerului (profesionale și personale)
• Gestionarea comunicării atât prin mesaje directe (WhatsApp) cât și Email
• Organizarea și urmărirea sarcinilor administrative și operaționale zilnice
• Realizarea de programări, rezervări și achitarea facturilor
• Gestionarea CRM-ului în Trello: actualizarea și monitorizarea lead-urilor, clienților activi, a proiectelor și a sarcinilor
• Crearea și gestionarea de formulare în Typeform
• Implementarea și întreținerea automatizărilor cu Zapier
• Identificarea de furnizori și soluții pentru servicii necesare (business și personale)
• Coordonarea comunicării cu parteneri de afaceri și colaboratori
• Asigurarea confidențialității și a unei bune organizări a tuturor informațiilor și documentelor
• Oferirea de suport proactiv pentru optimizarea timpului și a proceselor managerului
• Participarea la întâlnirile de echipă săptămânale, întâlniri 1-1 cu managerul și training continuu oferit în cadrul companiei sau din surse externe

Calificări necesare

• Experiență anterioară într-un rol de asistent executiv, office manager sau poziție similară
• Abilități excelente de organizare, planificare și time management
• Competențe tehnice solide: utilizarea avansată a Trello, Typeform, Zapier și pachetului Google Workspace / Microsoft Office
• Capacitatea de a înțelege și gestiona fluxuri de lucru digitale și sisteme CRM
• Excelente abilități de comunicare scrisă și verbală, în limba română și engleză
• Atenție la detalii și capacitatea de a lucra cu un grad ridicat de autonomie
• Discreție și integritate în gestionarea informațiilor confidențiale
• Atitudine proactivă și orientată către soluții
• Flexibilitate pentru a gestiona atât sarcini profesionale, cât și personale

Beneficii oferite

• Flexibilitate în organizarea activității zilnice și posibilitatea de a lucra parțial remote, unde este cazul
• Posibilitatea de avansare într-o echipă energică și ambițioasă
• Contract de muncă full-time, stabil și pe termen lung
• Pachet salarial competitiv, corelat cu experiența și nivelul de responsabilitate
• Mediu de lucru dinamic, cu expunere la diverse proiecte și domenii (business & personal)
• Posibilitatea de a învăța și a dezvolta competențe în organizare, management de proiect și utilizarea tool-urilor digitale (Trello, Typeform, Zapier)
• Acces la traininguri și resurse pentru dezvoltare profesională și personală
• Colaborare directă cu managementul, implicare în procese de decizie și oportunitatea de a contribui activ la eficientizarea business-ului
• Un rol variat, cu sarcini diverse, care oferă satisfacția de a avea impact direct în viața profesională și personală a managerului

Cerințe tehnice

• Calculator/laptop funcțional și actualizat
• Acces la internet stabil
• Căști cu microfon pentru apeluri clare

Experiență

• Experiență de minimum un an într-un rol similar (asistent executiv, office manager, project manager sau rol administrativ complex)
• Experiență în gestionarea calendarului, întâlnirilor și comunicării la nivel executiv
• Experiență practică în utilizarea platformelor digitale precum Trello, Typeform, Zapier și instrumente de tip CRM
• Experiență în organizarea și coordonarea de sarcini administrative și operaționale diverse
• Experiență în colaborarea directă cu managementul și în susținerea proceselor decizionale
• Experiență în lucrul cu informații confidențiale și în menținerea unui standard ridicat de discreție

Tipul jobului: Cu normă întreagă

Remunerație: De la 4.050,00RON pe lună