Back Office Assistant

5 days ago

Bucharest, Bucureşti, Romania Fiodorov & Partners Full time 20,000 - 25,000 per year

Recrutăm Back Office (Part-Time) – Fiodorov & Partners (SCA)

Căutăm un/-o coleg/ă 
matur(ă), de încredere

, care duce lucrurile la capăt, ține ordinea în procese și comunică limpede. Rolul este 
part-time, 4 ore/zi

– ideal pentru un/ă 
student/ă

organizat(ă) și proactiv(ă).

Descriere rol

Vei asigura funcția operațional-administrativă a firmei: 
facturare (simplă, ~1 zi/lună), plăți curente, onboarding, achiziții

, organizare agendă & dosare, raportare și comunicare administrativă cu parteneri/furnizori.

Program & prezență

  • Part-time: 4 ore/zi

(interval de bază în prima parte a zilei; stabilim împreună o fereastră fixă).
- Minim 3 zile/săptămână la birou

(Piața Victoriei); 
mai mult când e necesar

pentru predări, inventar, workshopuri sau perioade aglomerate.
- Restul programului poate fi 
remote

, în funcție de sarcini.

Preferință candidat

  • Preferăm student/ă

(licență/master, ani terminali) cu disciplină și apetit pentru învățare practică.

Responsabilități – clar și la obiect

  • Facturare & scadențar (simplu, ~1 zi/lună):

generare facturi din șabloane, trimitere clienți, actualizare scadențe, notițe de încasare; reminder-e standard pe baza unei liste predefinite.
- Plăți & administrativ financiar:

pregătire și operare OP-uri (utilități/abonamente/licențe/servicii), evidența avansurilor și deconturilor; ținere la zi a registrelor interne (fără contabilitate).
- Agenda audiențe & întâlniri:

programarea și coordonarea audiențelor în instanță, întâlnirilor cu clienții și a ședințelor interne; detalii logistice (săli, linkuri, materiale).
- Program zilnic & priorități:

organizarea calendarului zilnic (întâlniri, analize, livrabile), aliniere cu coordonatorii, confirmări.
- Dosare & documente:

organizare/arhivare corectă (fizic + electronic/OneDrive), denumiri standard, control versiuni, acces rapid.
- Onboarding colegi:

setare conturi (email/OneDrive/tool-uri), predare echipamente, check-list de integrare, mini-training pe proceduri.
- Achiziții (procurement):

cereri de ofertă, comparatoare simple, comenzi pentru IT/licențe/consumabile/servicii; urmărire livrări și garanții.
- Corespondență administrativă:

filtrare și administrare e-mailuri non-juridice, răspunsuri standard, redirecționare inteligentă.
- Comunicare cu părți externe:

relație curentă cu furnizori/bănci/curieri/organizatori; confirmări, programări, follow-up disciplinat.
- Rezervări & logistică personală de business:

bilete avion/cazări, planificare scurtă de vacanțe, rezervări restaurante, organizare evenimente mici.
- Raportare de rutină:

mini-dashboard lunar (plăți efectuate, scadențe următoare, status achiziții), listă taskuri în derulare.

Profilul tău

  • Română impecabilă, 
    engleză foarte bună

; comunicare clară, concisă.
- Confort cu tool-uri: 
MS Office, OneDrive

; plus: KeyVision, semnătură electronică.
- Ownership & prioritizare:

lucrezi pe obiective/termene, semnalezi blocajele din timp și vii cu soluții.

Ce oferim

  • Pachet competitiv part-time

(fix + bonus pe KPI: acuratețe, timeliness, DSO, economie la achiziții).
- Autonomie reală

, acces direct la management și voce în îmbunătățirea procedurilor.
- Traiectorie de creștere spre 
Operations Lead/Manager

pe merit.

Cum aplici (te rugăm să respecți exact)

  • Trimite 
    CV-ul

și 
un e-mail de motivație în 5 fraze

(cine ești ca profesionist, ce reprezinți, de ce AFP, ce aduci concret, un exemplu scurt de reușită) la 

  • Back Office

    1 week ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania DP World Full time €20,000 - €25,000 per year

    Job DescriptionDP World, the fast-growing transportation and logistics leader that currently manages more than 10% of world trade, is seeking an enthusiasticBack Office & Support Clerkto join our office inBucharest, Romania.This position gives you the opportunity to develop your skills in the freight forwarding operations and basic accounting areas, and we...

  • Back Office

    2 days ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania DP World Full time €25,000 - €40,000 per year

    DP World, the fast-growing transportation and logistics leader that currently manages more than 10% of world trade, is seeking an enthusiasticBack Office & Support Clerkto join our office inBucharest, Romania.This position gives you the opportunity to develop your skills in the freight forwarding operations and basic accounting areas, and we welcome...

  • Office Assistant

    2 weeks ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania Civitta Full time 15,000 - 30,000 per year

    Ready to embark on a journey of opportunity? Join a team of 750 employees in 20 countries in the first consultancy originating from CEE. We bring together digital and advisory as an international collaboratory where every talent can shine, every employee can become a partner, and every partner can become a shareholder. We are explorers at heart, powered by...

  • Office Assistant

    2 weeks ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania Civitta Full time €104,000 - €130,878 per year

    Ready to embark on a journey of opportunity? Join a team of 750+ employees in 20+ countries in the first consultancy originating from CEE. We bring together digital and advisory as an international collaboratory where every talent can shine, every employee can become a partner, and every partner can become a shareholder. We are explorers at heart, powered by...

  • Office Assistant

    1 week ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania CIVITTA Full time €15,000 - €25,000 per year

    HelloReady to embark on a journey of opportunity? Join a team of 750+ employees in 20+ countries in the first consultancy originating from CEE. We bring together digital and advisory as an international collaboratory where every talent can shine, every employee can become a partner, and every partner can become a shareholder. We are explorers at heart,...

  • Junior Back Office with German

    1 week ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania UniCredit Group Full time 20,000 - 25,000 per year

    German and English skillsResearching skills and ability to be a person of actionExcellent communication and organizational skillsWell-organized, motivated, responsible and team playerMust be skillful in Microsoft Office package -Performing day-to-day back office tasks related to banking activities using specialized software and tools, according to predefined...

  • Office Assistant

    3 days ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania Sales Consulting Full time 15,000 - 25,000 per year

    The candidate will join a dynamic administrative team and be integrated into the company's daily operations. Responsibilities:Greet and welcome guests, ensuring professional and friendly interactions; Manage incoming phone calls at the reception desk, including consumer inquiries regarding company products; Allocate and reserve meeting rooms; ...

  • Responsable Back Office H/F

    1 week ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania Talented International Full time 40,000 - 60,000 per year

    Notre client est un partenaire privilégié des grands groupes français du BTP, qui accompagne la réussite de projets techniques d'envergure à travers la conception, la logistique et la préparation de chantiers.Basée enRoumanie, leur équipe back office joue un rôle clé dans la performance et la réactivité de leurs opérations internationales.Le...

  • Office Assistant

    7 days ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania Sales Consulting Full time 20,000 - 25,000 per year

    The candidate will join a dynamic administrative team and be integrated into the company's daily operations.Responsibilities:Greet and welcome guests, ensuring professional and friendly interactions; Manage incoming phone calls at the reception desk, including consumer inquiries regarding company products; Allocate and reserve meeting rooms; Receive,...

  • Assistant Office Manager

    5 days ago

    Bucharest, Bucureşti, Romania HN Services Romania Full time 20,000 - 25,000 per year

    Job Summary:We are seeking a proactive and detail-orientedAssistant Office Managerto support the smooth daily operations of our office. The ideal candidate will provide administrative support across multiple functions, includingHR administration, basic finance and accounting processes, and generaloffice managementtasks. This role is essential in ensuring...